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Prozessanalyse und -optimierung

In meinen vorherigen Blogposts habe ich mich zunächst allgemein dem Thema Skalierbarkeit gewidmet und bin danach auf die Grundlagen für erfolgreiches Wachstum eingegangen. Ein kleiner Schwerpunkt lag dabei auf Dienstleistungsunternehmen, da wir auch ein solches zur Zeit beraten.
Dabei stellte sich heraus, dass auch für diese Art von Unternehmen gilt: sobald der „Product / Market Fit“ erreicht ist, geht es vor allem um die perfekte Ausführung des Geschäftsmodells. Ähnlich sieht es auch Steve Blank in seinem lesenswerten Buch „Startup Owner’s Manual“:

Image

Er unterteilt dabei die Gründung eines Unternehmens grob in zwei Phasen, Search und Execution:

Search

In der ersten Phase geht es darum ein Problem und die dazugehörige Lösung zu validieren und das dazu passende Geschäftsmodell zu finden. Dabei geht man möglichst iterativ, also Schritt für Schritt vor und lässt Kundenfeedback immer mit in das Produkt einfließen.

Execution

Ist das richtige Produkt an den richtigen Markt adressiert, geht es darum das Geschäftsmodell möglichst effizient zum Wachsen zu bringen.

Ein Teilaspekt dessen stellt die Prozessoptimierung dar, die sich bei unserem Unternehmen als besonders wichtig ergeben hat, da hier alles organisch aber nicht unbedingt effizient gewachsen war.

Wie wir vorgegangen sind

Um Prozesse zu optimieren ist der notwendige Schritt zuvor die Prozessanalyse. Dazu haben wir unseren Gründern sehr viele Fragen gestellt um dahinter zu kommen, wie das Unternehmen im Detail funktioniert. Zur Visualisierung haben wir im Anschluss aufbauend auf unserem Gesprächsprotokoll ein Flussdiagramm entworfen und mit unseren Klienten abgestimmt.
Die Folge war, dass aufgrund der komplexen Prozesse zum ersten Mal Transparenz geschaffen wurde und sich die Gründerinnen Fragen gestellt haben, die sie sich in dieser Form zuvor nicht gestellt hatten. Außerdem lässt es sich wohl auch in Zukunft für einzuarbeitende Mitarbeiter gut verwenden.
Anhand des Flussdiagramms ergaben sich nun klar abgegrenzte Bausteine der Gesamtdienstleistung, die wir hinsichtlich mehrere Kriterien bewertet haben. Dazu gehören:

  • Kosten
  • Erträge
  • zeitlicher Aufwand
  • Verantwortlichkeit und
  • wertschöpfend, bedingt wertschöpfend und nicht wertschöpfend

Anhand dieser Bewertung lassen sich nun bestimmte Schwachpunkte erkennen, für die es nun gilt sie individuell zu optimieren. Stimmen also zum Beispiel Erträge und zeitlicher Aufwand nicht überein oder kümmern sich z. B. Fachkräfte um Aufgaben, die bei entsprechender Schulung auch von einem weniger gut qualifizierten Praktikanten erledigt werden könnten, gibt es noch Optimierungsbedarf.

Fazit

Vor der Prozessoptimierung steht die Prozessanalyse. Ein dazu gut geeignetes Visualierungs-Tool ist der Einsatz eines Flussdiagramms. Ist der Gesamtablauf in einzelne Teilprozesse zerlegt, lassen sich diese bewerten und optimieren.

Wer von euch ist ähnlich vorgegangen? Oder hat Tipps / Erfahrungswerte zu diesem Thema? Wir freuen uns über jeden Kommentar!

In meinem nächsten Post möchte ich auf ein weiteres Visualisierungs-Tool eingehen, auf das ich im Rahmen der Vorbereitung für unsere Beratung gestoßen bin: Service Blueprinting.

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Grundlagen für erfolgreiches Wachstum

In meinem letzten Blogpost habe ich das Thema Skalierbarkeit näher betrachtet. Dabei wurde deutlich, dass sich Online-Geschäftsmodelle im allgemeinen leichter dazu eignen zu skalieren, als Ihre Gegenspieler im Offline-Bereich. Wer nämlich Dienstleistungen anbietet, verkauft häufig seine Zeit. Diese ist für jeden von uns leider begrenzt. Mehr Aufträge führen dann dazu, dass man sich neue Mitarbeiter suchen müsste, was wiederum erhöhte Kosten verursacht und den Gewinn schmälert.

Drei Schritte zum erfolgreichen Wachstum

Doch auch hier gibt es einen Weg, der dem in Online-Unternehmen sehr ähnelt und von Sean Ellis visuell gut dargestellt wurde:

startup-pyramid

  1. Product / Market Fit = für ein Problem wird eine Lösung in Form eines Produktes oder einer Dienstleistung gefunden, die vom Markt als solche angenommen werden muss
  2. Transition Growth = ist der „Product / Market Fit“ erreicht, müssen die Prozesse so organisiert werden, dass der geschaffene Wert dem Kunden erhalten bleibt, aber andererseits die zur Verfügung stehende Ressourcen möglichst effizient genutzt werden
  3. Growth = sind die beiden ersten Schritte erfolgreich gemeistert, ist die Grundlage für erfolgreiches Wachstum gesichert

Das bedeutet insbesondere für Dienstleistungsunternehmen, dass der Prozessanalyse und Prozessoptimierung eine besondere Bedeutung zu kommt um bestmöglich auf das geplante Wachstum vorzubereiten. Eine nette Case Study findet man dazu bei der Unternehmerin Nancy Duarte:

Ein Weg um die Wertschöpfung zu erhöhen

Nancy Duarte hilft mit Ihrem Design Studio anderen Unternehmen dabei, hochwertige Präsentationen für verschiedene Zwecke zu erstellen und somit deren Kommunikation qualitativ zu verbessern.

Um den Kunden weiterhin den selben hochwertigen Nutzen zu liefern, ohne aber jede einzelne Präsentation selbst erstellen zu müssen, lehrte sie ihren Mitarbeitern die wertschöpfenden Gestaltungsprinzipien und befähigte sie so den Kernnutzen des Unternehmens zu multiplizieren. Nancy Duarte kann sich dadurch mehr auf die Arbeit am Unternehmen konzentrieren, statt sich in den einzelnen Projekten zu verlieren.

Fazit

Die Case Study zeigt gut, wie wichtig es für Dienstleistungsunternehmen ist, die zentralen wertschöpfenden Aktivitäten zu analysieren und so zu strukturieren, dass die vorhandenen Ressourcen effizient genutzt. Im nächsten Post möchte ich näher auf die Prozessanalyse und Prozessoptimierung eingehen.

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Wer zum Thema weitere Informationen sucht, dem sei das Buch „Built to Sell“ von John Warrillow empfohlen. Danke an Björn!

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